Notre politique de protection des données personnelles

Dans le cadre de ses activités, l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence collecte et traite vos Données à caractère personnel dans le respect de la loi Informatique et Libertés modifiée et du Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel (RGPD) afin de répondre à vos besoins et vos demandes.

Le présent document a pour but d’expliquer les principes et les engagements de l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence en matière de protection des Données à caractère personnel.

Il a notamment pour objectif de vous informer sur :

• Les données à caractère personnel que l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence collecte et les raisons de ces collectes,
• La façon dont seront utilisées vos données à caractère personnel,
• Vos droits en qualité de personne concernée par nos traitements de données.

Cette Politique s’applique à tous les services de l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence quelle que soit leur nature.

La présente Politique s’applique à l’ensemble des sites internet et applications gérés par l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence.

La Politique concerne toute personne physique en lien avec l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence.

Le responsable des traitements des données à caractère personnel est :

L’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence (417889128)

Adresse postale : 300 avenue Giuseppe Verdi – BP 40160 13605 Aix-en-Provence cedex 1

Téléphone : 04 42 16 11 61

Courrier électronique : jchevalier arobase aixenprovencetourism.com

L’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence répond aux obligations suivantes :

• D’intégrer en amont des projets, la protection des données à caractère personnel : « Privacy by Design ».

L’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence s’engage à prendre en compte la protection de vos Données à caractère personnel et de votre vie privée dès la conception des services qui vous sont proposés permettant ainsi de minimiser les risques d’un non-respect des principes du RGPD et de la loi Informatique et Libertés modifiée.

Ainsi, des mesures techniques et organisationnelles appropriées et proportionnées au traitement des Données à caractère personnel sont prises au regard de la finalité recherchée par l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence dans le traitement envisagé.

L’application de ce principe permet donc de mettre en œuvre des mesures préventives permettant de limiter les risques à l’égard des Données à caractère personnel.

• D’assurer par défaut, le plus haut niveau de protection des données à caractère personnel : « Privacy by default ».

L’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à garantir que par défaut, une sécurisation optimale des traitements est organisée et mise en œuvre.

L’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence s’engage à ne collecter que des données strictement nécessaires pour réaliser le traitement et à ne pas détourner ces données de la finalité pour laquelle elles ont été initialement collectées.

L’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence collecte et traite les données nécessaires pour les finalités décrites ci-dessous (indiquer les données et les finalités) :

• Dans le cadre de la gestion de la communication :

Les données à caractère personnel collectées sont : des données d’identification et des données de connexion.

• Dans le cadre de la gestion de l’évènementiel :

Les données à caractère personnel collectées sont : des données d’identification, des données relatives à la vie professionnelle, des informations d’ordre économique et financier.

• Dans le cadre de la gestion des prestataires :

Les données à caractère personnel collectées sont : des données d’identification, des données relatives à la vie professionnelle, des informations d’ordre économique et financier,

Des données bancaires peuvent également être collectées. Ces données sont des données sensibles et particulièrement protégées.

• Dans le cadre de la gestion des clients :

Les données à caractère personnel collectées sont : des données d’identification, informations d’ordre économique et financier.

Des données bancaires peuvent également être collectées. Ces données sont des données sensibles et particulièrement protégées.

• Dans le cadre de la promotion de l’attractivité du territoire :

Les données à caractère personnel collectées sont : des données d’identification, données de connexion.

• Dans le cadre de l’accueil et de la relation avec les usagers :

Les données à caractère personnel collectées sont : des données d’identification, données de connexion, données liées à la vie professionnelle.

L’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence s’appuie sur les bases légales suivantes afin de pouvoir traiter les données à caractère personnel : l’obligation légale, l’exécution contractuelle, le consentement, l’intérêt légitime et l’exécution d’une mission d’intérêt public.

Les données collectées sont destinées à l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence. Vos données sont susceptibles d’être transmises ou communiquées en fonction du traitement concerné :

• Aux services internes concernés de l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence.
• À des destinataires externes de l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence : services internes de la Mairie d’Aix-en-Provence.
• Les autres prestataires sont :
  • SARBACANE
  • INGENIE
  • SAGA
  • EUDONET
  • FIRST MAG
  • LOYALTY
  • APIDAE

Ces prestataires sont des sous-traitants de données à caractère personnel au sens du RGPD et c’est pourquoi les données leur sont accessibles dans le cadre d’une convention de sous-traitance qui leur impose le respect des principes de cette politique de protection des données personnelles.

Certains traitements peuvent également requérir l’utilisation de Microsoft, Google, Facebook, et Instagram.

• À des tiers autorisés.

L’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence réalise l’ensemble des traitements de vos données à caractère personnel sur le territoire de l’Union Européenne (UE).

La durée de conservation de vos Données à caractère personnel dépend du traitement effectué.

L’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence s’engage à ne pas conserver vos données à caractère personnel au-delà de la durée nécessaire à la fourniture du service, et donc à votre utilisation du service, augmentée de la durée de conservation imposée par les règles applicables en matière de prescription légale.

Un tableau récapitulatif de l’ensemble des durées de conservation est en cours d’élaboration par l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence. Il sera publié et accessible depuis ce paragraphe une fois finalisé.

L’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence s’engage à prendre toutes mesures afin d’assurer la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel et notamment à empêcher qu’elles ne soient endommagées, effacées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Seules les personnes habilitées peuvent accéder aux données. Les éventuels personnels des sous-traitants sont toujours accompagnés et supervisés par un collaborateur de l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence et/ou de la DSI lorsqu’ils accèdent aux serveurs de données.

Nous améliorons sans cesse nos procédures de sécurité au fur et à mesure de l’évolution des technologies afin de maintenir un niveau de protection maximum. Notre personnel et celui de nos sous-traitants ayant accès aux données personnelles sont soumis contractuellement à une obligation de confidentialité.

Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un intérêt légitime à les connaître.

Par ailleurs, en cas d’incident de sécurité affectant vos données à caractère personnel (destruction, perte, altération ou divulgation), l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence assure respecter l’obligation de notification des violations de données à caractère personnel, notamment auprès de la CNIL.

Vous disposez à tout moment de la faculté d’exercer auprès de l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence les droits prévus par la réglementation en vigueur applicable en matière de données à caractère personnel, sous réserve d’en remplir les conditions et selon le fondement du traitement des données concernées :

• Droit d’accès : vous pouvez avoir communication de vos données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement par l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence fondé sur votre consentement, l’exécution d’une mission de service public, une obligation légale, l’exécution de votre contrat ou l’intérêt légitime de l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence.

• Droit de rectification : vous pouvez mettre à jour vos données à caractère personnel ou faire rectifier vos données à caractère personnel traitées par l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence fondées sur votre consentement, l’exécution d’une mission de service public, une obligation légale, l’exécution de votre contrat ou l’intérêt légitime de l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence.

• Droit d’opposition : vous pouvez exprimer le souhait que vos données à caractère personnel ne fassent plus l’objet d’un traitement dans le cas où le traitement est fondé sur votre consentement (vous retirez votre consentement) ou sur l’exécution contractuelle (clause de renonciation du contrat) ainsi que dans le cas d’un traitement réalisé dans l’intérêt légitime de l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence. En revanche vous ne pouvez pas vous opposer à un traitement réalisé dans le cadre d’une obligation légale incombant à l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence ou dans le cadre de l’exécution d’une mission de service public qui présente des motifs impérieux et légitimes prévalant sur vos droits et libertés.

• Droit à l’effacement : vous pouvez demander la suppression de vos données à caractère personnel, sous réserve de la durée de conservation légale, dans le cas où le traitement est fondé sur votre consentement (vous retirez votre consentement) ou sur l’exécution contractuelle (clause de renonciation du contrat) ainsi que dans le cas d’un traitement réalisé dans l’intérêt légitime de l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence. En revanche vous ne pouvez pas demander l’effacement des données d’un traitement réalisé dans le cadre d’une obligation légale ou de la réalisation d’une mission de service public incombant à l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence.

• Droit à la limitation : vous pouvez demander la suspension du traitement de vos données à caractère personnel fondé sur votre consentement, l’obligation légale, l’exécution contractuelle ou l’intérêt légitime de l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence si vous avez une demande de rectification, d’effacement ou d’opposition en cours ou si vous estimez le traitement illicite mais que l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence s’oppose à l’effacement de vos données.

• Droit à la portabilité : vous pouvez demander à l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence de récupérer vos données à caractère personnel afin d’en disposer uniquement si le traitement est fondé sur votre consentement ou l’exécution d’un contrat. Vous ne pouvez pas bénéficier du droit à la portabilité dans le cas où le traitement est réalisé dans le cadre d’une obligation légale, de l’exécution d’une mission de service public ou de l’intérêt légitime de l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence.

Lors du recueil de vos données à caractère personnel, il vous est indiqué l’adresse (postale et/ou électronique) à laquelle envoyer une demande d’exercice de vos droits dont nous joignons un modèle en annexe de la présente politique.

Toute demande qui n’est pas exercée dans un cadre qui permet de n’avoir aucun doute sur l’identité du demandeur doit être accompagnée de la copie d’un justificatif d’identité.

L’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence s’engage à répondre à vos demandes d’exercice de vos droits dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande et dans la mesure où l’exercice de ces droits ne nuit pas à l’exécution du contrat ou au respect des obligations légales et réglementaires. Au besoin, ce délai pourrait être prolongé de deux mois en cas de complexité et/ou d’un nombre important de demandes.

L’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence est conforme à ses obligations en matière de protection, sécurité et confidentialité des données à caractère personnel des usagers et a désigné un Délégué à la Protection des Données.

Pour l’Office de Tourisme d’Aix-en-Provence (417889128), vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données de la manière suivante :

Adresse postale : 300 avenue Giuseppe Verdi – BP 40160 13605 Aix-en-Provence cedex 1

Courrier électronique : dpo.aixenprovencetourism@dposystem.fr

Par ailleurs, vous conservez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL en adressant vos demandes sur le site : www.cnil.fr/fr.plaintes/internet